Nieuwe werking van de ‘Heen-en-Weer’-lijst (sinds nov '19):
1. Tabblad Dashboard:
Wordt elke ochtend opgeladen door Orderflow én in de ‘Heen-en-Weer’-lijst gekleefd.
Zie voorbeeld van ons dagelijks dashboard:
- Dagelijks op te volgen, beheer hiervan door Monique, met Christophe en Nele als support.
In afwezigheid van Monique duidt zij een backup aan:
- Na dagstart ‘Dashboard’ raadplegen
- Delay controleren
- Status 2 (commentaar van Orderflow) controleren
- Klant opbellen met informatie/status van zijn bestelling
- Daarna Opmerking CSS invullen door CSS:
- Akkoord dat klant wacht op zijn bestelling
- Alternatief dat CSS voorstelt, in afwachting van originele bestelling (met akkoord om deze glazen daarna te crediteren)
- Upgrade van glastype è Hogere index / andere kleur (Uni, Degradé, Transitions…) / betere Coating / …
Dit schrijf je bij commentaar, zodat Orderflow, de reps, … allemaal op de hoogte zijn van onze actie voor de klant.
- In Opmerking gisteren blijft het commentaar van de vorige dag staan
Dit commentaar zet je ook in LensWare in het order, zie voorbeeld hieronder :
⃰ Let op dat je geen bestaande info voor bvb montage overschrijft!
Voorbeeld bonnr 1911130086 : commentaar zelf ingeven onder ‘Remark Intern’:
Ga naar bonnr in LW :
- Plaats je cursor op ‘Remark Int’ + Dubbelklik hierop, dan krijgt een kader waarin je comments kan typen…
- Hier noteer je de gemaakte afspraak met de klant.
- Alle collega’s van CSS en Orderflow kunnen dit raadplegen
- Handig om de volgende dag te controleren of je met die klant al iets afgesproken hebt, zoniet, dan bel je deze op.
2. Tabblad Cancel
Vraag om order te annuleren (foute ingave CSS of Klant)?
CSS vult ‘tabblad Cancel’ in ivm bestelling glazen bij ENL, BBGR, Nikon, VRXlab
+ email naar Orderflow met dezelfde vraag
Daarna cancelt Orderflow ons ordernummer in LW.
- Stockouts van DC Savers, L5U, L6U, L67, AL67 of ander unifocale glazen
- N60SCC è oplossing om N60SC+ naar Nikon te verzenden
- Zelf oplossing zoeken voor de klant è maw upgrade, hogere index, andere coating, andere kleur…
- Klant op de hoogte brengen als het langer dan 24h zal duren.
De geannuleerde bonnen aan Supply-afdeling geven, om stock fysiek aan te passen in LW
(dit om dezelfde issues te voorkomen).
3. Alle (= ook invalid én on hold) bijkomende vragen over orders die niet in heen-en-weerlijst staan via email naar orderflow zenden.
Op deze manier kan Orderflow onze acties nagaan en opvolgen waar nodig, dit ivm rappels….
!! Opmerking !!
Omdat we in het BST graag de klachten nauw willen opvolgen en dus cijfers nodig hebben, willen we vragen om van deze uitgaande gesprekken een Focus ticketje te loggen. De inhoud ervan, zie je in dit artikel.
